Выступаете на конференции? 10 вещей, о которых организаторы хотят, чтобы вы не забывали

Давайте начнем с самого начала — как я впервые открыли для себя PowerPoint и важность проведения презентаций?

Я, Константин Булыгин — руководитель компании Biecom, где мы с моей командой помогаем людям планировать, управлять и извлекать максимальную пользу из любых мероприятий, посредством создаваемых презентаций. Сегодня я поделюсь своими соображениями о том, о чем следует помнить докладчикам, выступая на любой конференции- коммерческой, социальной или даже учебной или поздравительной

Выступать на конференции, форуме, слете и пр. – по большому счету- всегда большая честь и привилегия, но часто, когда день «X» близится, а ваша обычная рабочая нагрузка и обязанности растут все быстрее и быстрее, легко забыть о тех положительных моментах, которые может принести выступление на конференции.

Вы можете начать относиться к своему выступлению как к еще одному делу, которое нужно сделать как можно быстрее и безболезненнее, где «просто хорошо» будет достаточно. К сожалению, если вы будете в это верить, все те возможности, которые вы могли бы получить посредством выступления, вы как специалист, личный бренд или сотрудник компании, демонстрируя на презентации преимущества бренда продукта, идеи и пр- все это может легко испариться в небытие, если мы не упустите возможность, которая представляется вам за счет публичного выступления

Не знаете что надо правильно делать или сомневаетесь, тогда просто следуйте этим простым правилам:

1. Прочитайте бриф докладчика.

Большинство организаторов конференций составляют краткое описание доклада или справочник, чтобы донести до вас всю ключевую информацию о мероприятии. В них говорится о том, кто является аудиторией конференции, об общей теме мероприятия, о согласованном выступлении спикеров и содержании непосредственно вашего доклада.

Если они потратили время на создание этого документа для вас, будет очень здорово если вы его прочтете и будете использовать с умом! Если у вас в голове будет вся эта информация, то все последующие пункты станут намного проще.

2. Приходите вовремя — в идеале, немного раньше.

Если вы выступаете с основным докладом на отраслевой конференции, вы наверняка очень заняты. Однако появление за 30 секунд до назначенного времени вызовет у организаторов учащенное сердцебиение.

Раннее появление также дает вам время подготовиться, чтобы спокойно и уверенно выступить на сцене с собранными мыслями.

В идеале, нормальные организаторы хотели бы, чтобы вы были на месте за 10 или даже 30 минут до начала вашей публичной сессии, поэтому постарайтесь прийти пораньше, а если вы не уверены, когда вам нужно быть на месте, проверьте бриф докладчика!

Но! не нужно приходить очень рано! Вы можете просто устать!

3. Не вносите правки, связанные с техникой выступления, в «последнюю минуту».

Прийти на доклад на две минуты раньше со «свежими» слайдами,  новым видео и пр что сделано пол часа назад в гостиничном номере — это почти всегда рецепт публичной катастрофы. На самом деле, если в вашей презентации есть какие-либо интерактивные или мультимедийные элементы, вы должны обязательно проработать их с организатором на месте, прежде чем выходить на сцену, при чем задолго до начала.

Это может потребовать от вас присутствия перед началом мероприятия, когда у вас будет возможность провести быструю «техническую проверку» в перерыве перед выступлением, а лучше – за сутки до его начала.  Хорошее правило гласит: «Если что-то может пойти не так, оно пойдет не так», поэтому убедитесь, что вы трижды проверили, что все работает!

4. Не отвлекайтесь от сути.

Отступление от ключевой темы презентации — самый простой способ потерять аудиторию и ошибаться. Разносторонние разговоры — это замечательно, когда вы общаетесь с небольшой группой, но в контексте выступления перед аудиторией не стоит отклоняться от темы.

Независимо от того, выступаете ли вы на сцене 15 минут или час, вы должны сохранять актуальность. Истории, метафоры, примеры, шутки, картинки, видео и другой реквизит — все это отличные способы поддержать интерес, но убедитесь, что они четко связаны с вашими основными выводами.

При этом -я ярый противник «живого» диалога с аудиторией-ибо вы уже должны знать все, что ей нужно, а не вступать в дискуссию на самом выступлении.

5. Соблюдайте отведенное время.

Конференции, как правило, проходят в напряженной обстановке, с сессиями, идущими одна за другой, и относительно короткими перерывами. Если каждый докладчик превысит отведенное время даже на 5 минут, это может привести к тому, что весь день пойдет насмарку.

Мне доводилось видеть, как докладчики задерживались вдвое дольше положенного времени, решительно игнорируя модератора, бешено жестикулирующего из глубины зала. Не будьте таким человеком! Это не только портит повестку дня для организатора, но и является неуважением к другим докладчикам и аудитории.

Лучший способ обеспечить нужную длину вашего выступления — это практика, практика, практика. Кроме того, обращайте внимание на любые подсказки организатора, чтобы помочь вам держать темп.

6. Будьте полны энтузиазма!

Вы не можете позволить себе быть вялым во время презентации — если только вы не хотите усыпить аудиторию.

Независимо от того, насколько раннее утро наступило после долгой ночи общения, с воодушевлением говорите или хотя бы читайте свою речь. Наслаждайтесь тем, что вы выступаете на сцене и делитесь своими знаниями и опытом. Улыбайтесь! Расскажите анекдот. Будьте человеком, и вы заметите, как аудитория ответит вам взаимностью.

7. Вовлекайте аудиторию.

Иногда, когда вы выступаете на публике, особенно перед большой аудиторией образованных незнакомцев, легко отстраниться от ситуации и представить, что ваша аудитория — это статичный фон.

Однако это не самый лучший способ провести время на сцене. Чем больше вы вовлечете аудиторию в свою презентацию, тем больше энергии и внимания вы получите в ответ.

Неважно, как вы это сделаете: зададите ли вы вопрос типа «Может ли каждый поднять руку, если…» или воспользуетесь интерактивным инструментом вроде опроса аудитории, — выступление с аудиторией, а не на ней, это верный способ сделать запоминающийся доклад.

Если у вас есть идеи, как сделать вашу сессию более интерактивной, обсудите их с организаторами конференции заранее, чтобы они были готовы и могли помочь с логистикой, если потребуется.

И не путайте понятия вовлечения аудитории в ваше выступление, что по сути является неким спектаклем и реальным спором с аудиторией или переговорами.

8. Обучайте, а не продавайте.

Если вы спонсируете мероприятие, это не значит, что вы должны бить аудиторию по голове своими предложениями о продаже. Они не поблагодарят вас за это, как и ваш босс, когда вы не сделаете ни одной продажи, потому что раздражали свою целевую аудиторию!

Вместо того чтобы фокусироваться на том, насколько хороша ваша компания/продукт/услуга, пообщайтесь с организатором и узнайте больше об образовательных потребностях аудитории (или прочитайте бриф!). Затем поделитесь действительно ценными сведениями. После этого люди могут подойти к вам, чтобы узнать больше о вашем реальном продукте/услуге, если вы сначала поразите их своим идейным лидерством, харизмой и эрудицией.

9. Не критикуйте.

В зале немного тише, чем вам хотелось бы? Может быть, вы последний спикер дня или выступаете до/после обеда. Правда в том, что редко бывает «идеальное» место для выступления.

Рассказывать о том, как мало людей в зале, или о том, как трудно удержать внимание голодной толпы, или о том, как вы разочарованы какими-то техническими неполадками, — это абсолютное «НЕТ».

Ваши жалобы не только гарантируют, что вас больше никогда не пригласят выступить, но и заставят всех сосредоточиться именно на том, что вы хотите, чтобы они проигнорировали.

Лучше всего не обращать внимания на то, что вас задело, и энергично взяться за презентацию. Если вас действительно беспокоят, вы можете спокойно поговорить с организатором наедине после окончания сессии.

10. Останьтесь после окончания выступления.

Уходя со сцены и внутренне вздыхая от облегчения, что да, вы справились, помните еще об одной вещи: оставайтесь рядом!

Слишком много ораторов, закончив выступление, бросаются на самолет или уединяются в гостиничном номере, чтобы снова заняться электронной почтой. Если вы так поступите, то упустите один из самых ценных аспектов мероприятия — нетворкинг.

Никогда не знаешь, сколько отличных связей ты сможешь завести после того, как проявишь себя на сцене: от потенциальных новых клиентов до сотрудников, заинтересованных в работе на тебя (или работодателей, заинтересованных в твоем трудоустройстве).

Присутствующие также захотят получить возможность обменяться визитками или задать дополнительные вопросы, и, конечно, организаторы будут рады, если звездный спикер пообщается с толпой.

В общем…

Если вы хотите стать отличным спикером, получать больше приглашений на ведущие отраслевые мероприятия и извлечь из них максимальную пользу, то 10 пунктов, приведенных выше, можно свести к следующему:

Будьте готовы, уважительны и полны энтузиазма.

Если вам это удастся, вы добьетесь отличных результатов, и конечно мы Вам готовы в этом помочь!