Как не забывать важные задачи? Метод PARA для управленцев

Ведение нескольких проектов одновременно, забытые задачи, дезорганизация команды – все это, и не только, достаточно часто происходит в жизни руководителей компаний и отделов, когда уровень нагрузки начинает превышать норму. Но что с этим делать? Как избежать хаоса в работе команды и собственных планах? Сегодня мы расскажем о методе ведения заметок PARA, который может помочь вам расставить все по полочкам. 

Итак, что же такое PARA?

Ключевой принцип данной системы – это ведение заметок по определенным категориям:

1. P— projects, проекты;
2. A — areas, зоны ответственности;
3. R — resources, ресурсы;
4. A — archive, архив.

Подобное разделение на четыре категории способствует наибольшему охвату всех типов информации, с которой вы можете взаимодействовать в обычной жизни и в рабочее время.

Главный принцип работы заключается в том, что вы распределяете все задачи, которые вам нужно выполнить, на эти категории и таким образом выстраиваете систему авторитетов, а также упрощаете процесс работы со всей информацией, так как сразу понимаете, в какой категории она может находиться. Чтобы было понятнее, давайте перейдем к примерам.

P – проекты

В эту область вы определяете все задачи, которые:

• имеют конкретную цель;
• ограничиваются определенными сроками.

Не обязательно, чтобы эти задачи были связаны с «проектами». В этом случае слово «проект» берется в самом широком смысле, которое подразумевает два качества деятельности, которую нужно осуществить: направленность (цель) и конечность (дедлайн).  Это могут быть простые задачи, например, «позвонить менеджеру площадки до обеда». 

Рекомендуем вам при выписывании ключевых задач формулировать их так, чтобы в них читалась ключевая цель и обозначьте сроки, за которые необходимо ее выполнить.

Предлагаем вам несколько примеров, как это можно сделать:

• Совещание с командой (сегодня 11:00–12:00).
• Создание контент-плана (до конца этой недели);
• Подготовка к рекламной кампании (04.12.24);

A — зоны ответственности

Здесь вам необходимо будет выписывать задачи, которые:

• не имеют точных сроков;
• не преследуют конкретной цели.

В названии кроется основная суть данной категории – это глобальные векторы вашей деятельности, которые определяют ваши цели и, как следствие, проекты.

Примерами могут послужить:

• Создание комфортной корпоративной этики;
• Повышение узнаваемости личного бренда;
• Улучшение ораторских навыков.

Почувствуйте разницу между проектами и зонами ответственности на одном примере. «Повышение узнаваемости личного бренда» – это глобальная цель, которая будет состоять из множества шагов, а «создание рекламной кампании», «участие в интервью», «коллаборация с блогером» – это уже шаги по реализации данной цели, они обладают конкретикой и ограниченностью во времени. Как только ваша задача обретает срок, то она автоматически переходит в категорию «проекты», поэтому обратите особое внимание на временные рамки: есть ли они?

R —  ресурсы

В данную категорию вы вносите все необходимые источники информации, которые могут вам пригодиться для реализации ваших проектов. В данной категории вы также можете вносить подразделы и распределять ресурсы по категориям. Например:

1. Личная эффективность:
   • Книги по тайм-менеджменту;
   • Приложение «Трекер привычек»;
2. Команда:
   • Книга по управлению персоналом;
   • Форум для предпринимателей;
   • Сайт для совместной игры в квиз;
3. Здоровье:
   • Техники борьбы со стрессом на работе;
   • Приложение для фитнеса.

Таким образом вы сформируете единую базу данных, которая будет помогать вам быстро искать и открывать нужные источники, а не искать их где-то среди вкладок в интернете.

A — архив

В этот раздел отправляются все реализованные или уже не актуальные проекты. Зачем сохранять их?

Уже завершенные проекты могут вам пригодиться в реализации существующих задач, так как в них могут быть задействованы нужные ресурсы, приемы, которые вы можете использовать снова, поэтому не стоит кидать все завершенное в корзину для мусора.

Уже не актуальные проекты могут оказаться полезной информацией для анализа и формирования текущей стратегии развития, а какие-то задачи могут вновь приобрести ценность для вас.

Советуем вам выделить отдельное хранилище, где будут находиться все ваши неактуальные уже проекты и задачи, таким образом вы сможете возвращаться время от времени к ним, но при этом они не будут мешаться с тем, что еще предстоит реализовать. Так вы одновременно избавитесь от хаоса в ваших документах и создадите собственный архив, где будут храниться потенциально полезные идеи.

Как применять на практике?

Если вы уже ведете заметки, то вам необходимо будет лишь распределить уже существующие данные по 4 главным категориям. Это может занять некоторое время, но при этом вы наведете порядок в ваших документах.

Если же вы не вели до этого заметок в одном конкретном месте, то советуем определиться с конкретной платформой, чтобы избежать проблем с синхронизацией данных и их поиском. Вы можете как использовать специальные приложения для ведения заметок, как например, OneNote, Notion, Obsidian, так и пользоваться облачными хранилищами и текстовыми документами, которые позволят вам одновременно обезопасить ваши данные от неожиданных ситуаций.

Как только вы выбрали платформу, создайте 4 категории и начните постепенно их заполнять. Спустя время у вас сформируется собственный каталог данных, который значительно упростит вам рабочие процессы и структурирует бесконечный поток задач.

Изменяйте под себя

Не ограничивайтесь только делением на 4 основные категории. Создавайте тематические подразделы и списки.

• Категоризация

Например, проекты вы можете разделить по приоритетности: срочные, несрочные, дополнительные. Это позволит вам грамотно распределить время на выполнение определенных задач.

• Гиперссылки

В разделе «Зоны ответственности» вы можете сделать ссылку на определенный список проектов, которые позволят постепенно реализовывать ваши глобальные цели. Таким образом вы будете видеть, что задачи которые вы выполняете постепенно ведут вас к реализации ваших мечт и важных целей.

• Фиксирование результатов

Раздел «Архив» прекрасно подходит для того, чтобы выделить в нем место для вашего портфолио, в котором будут отражены ключевые ваши достижения. Вы будете видеть результаты вашей работы и в дальнейшем сможете доставать необходимую информацию для демонстрации вашей экспертизы и профессионализма.

С теоретической частью мы закончили, осталось теперь дело за практикой. Надеемся, что наши советы были полезны вам, и вы сможете интегрировать систему PARA, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, а также наладить личный тайм-менеджмент. Желаем вам удачи!

А еще больше про личную эффективность и ведение бизнеса можно прочитать в разделе «Блог». Переходите и развивайтесь вместе с Biecom.