Как разработать эффективную “удаленную” презентацию?
Последние несколько недель мы, как и многие во всем мире, работали на дому. Когда мировой уклад меняется нам всем приходится адаптироваться под условия, и пытаться сохранять привычный уклад жизни даже в исключительных условиях.
Компаниям, продолжающим вести свою деятельность, по-прежнему необходимо проводить встречи и презентации с партнерами, сотрудниками и коллегами, но уже на удаленной основе.
Сегодня мы расскажем, как сделать идеальную “удаленную” презентацию, и когда этот навык понадобиться вам еще
Зачем нужна «удаленная» презентация?
Даже в случаях, не связанных с эпидемией и карантином, проведение удаленных презентаций может быть очень полезным занятием.
Если вы проанализируете все очные встречи, которые вам приходится проводить, то вы поймете, что около половины из них были тратой времени. Куда эффективнее будет проведение вебинара или простая рассылка презентации по электронной почте, чтобы каждый участник мог ознакомился с материалом самостоятельно.
В этой статье мы подробнее остановимся на втором варианте, так как в сегодняшних условиях — это наиболее оптимальный и простой способ коммуникации в условиях запрета на личные встречи из-за угрозы распространения коронавируса.
Как сделать хорошую презентацию для e-mail рассылки?
1. Ваша презентация — законченный рассказ
Убедитесь, что ваш материал имеет полную и законченную повествовательную структуру. Люди должны понимать, о чем идет речь и что вы хотите донести, даже если они не погрузятся полностью в текст, а просто поверхностно просмотрят слайды.
Совет: в этом случае можно использовать заголовки и слоганы, которые отображают не просто ключевые слова, а кратко описывают основную суть слайда. Нужно составить презентацию таким образом, чтобы, двигаясь от заголовка к заголовку, у аудитории выстраивался полноценный рассказ в голове.
2. Правила изменились — теперь нужно больше текста
Одно из золотых правил любой презентации — это не использовать много текста на слайдах. Однако, в презентациях для рассылки это правило не работает.
Чем больше текста, тем лучше. Главное не переусердствуйте.
Не стоит перегибать палку, однако, если текста окажется слишком много или вы просто хотели проговорить некоторые моменты голосом, то лучше использовать заметки или написать дополнительную пояснительную записку, раскрывающую суть каждого слайда.
3. Вы можете включить больше слайдов
Также, чтобы решить проблему с большим количеством текста, вы можете просто разделить одну тему на несколько слайдов.
Такое решение позволит включить больше «воздуха» в презентацию, создаст самодостаточную и понятную работу, и не перегрузит аудиторию.
4. Применяйте различный дизайн для слайдов
Люди очень быстро устают от «душных» презентаций, когда каждый новый слайд похож на предыдущий, в нем куча текста, нет воздуха и одинаковая компоновка материала.
Помните, что вы не сможете проконтролировать дочитывание презентации, если отправите ее для ознакомления по почте. Поэтому нужно приложить максимум усилий и создать такой материал, который будет просто интересно смотреть.
Чередуйте форматы слайдов, разбавляйте сложную и объемную текстовую информацию простыми слайдами с инфографикой или слоганами.
5. Конвертируйте материал в формат PDF и удалите всю анимацию и переходы
Если у вас уже была подготовлена презентация для публичного выступления с анимацией и переходами в Power Point, а теперь придется рассылать ее по электронной почте, то материал придется переделать.
Никогда не отправляйте по e-mail презентации в формате PPT, так как у получателя могут “слететь” шрифты или “поехать” изображения, а это испортит общее впечатление о материале.
Другая причина почему следует конвертировать презентацию в PDF — это уменьшение размера файла. Ведь по электронной почте намного лучше отправлять материалы с наименьшим весом.
6. Проверьте размер файла и при необходимости сожмите изображения
Как правило, вложения, отправленные по электронной почте, должны быть размером не более 2-3 Мб.
Однако, если в вашей презентации много изображений высокого качества, то даже после конвертации в PDF размер все равно может превышать 2-3 Мб.
Для того, чтобы уменьшить размер итогового файла вы можете просто сжать изображения в Power Point перед конвертацией.
Следуя этим рекомендациям и правилам, у вас получится создать убедительную и эффективную презентацию, которая сэкономит ваше время и будет дочитана аудиторией.
