Как эффективно делегировать и контролировать задачи для повышения производительности
Делегирование задач — важнейший навык, которым нужно обладать в деловом мире. Однако управление человеческими ресурсами — одна из самых сложных задач, с которой приходится сталкиваться управляющим менеджерам и руководителям. Здесь вы найдете 5 шагов для эффективного делегирования задач в вашей компании.
Делегируй задачи с умом
Если ваша цель — сэкономить время и повысить производительность команды, то кроме своих сотрудников, вы также можете делегировать второстепенные задачи сторонним подрядчикам. Аутсорсинг стал распространенной практикой среди всех видов бизнеса, так как он минимизирует временные затраты сотрудников и позволяет сосредоточиться на более важных делах.
Например, мы в BIECOM помогаем организациям в разработке коммерческих презентаций для упаковки франшизы, представления проекта инвесторам или главам города. А также мы беремся за срочные проекты, создавая презентации за 48 часов!
Мы часто слышим от своих заказчиков о том, сколько времени и сил они экономят, забывая о необходимости разработки презентационных слайдов. Так, например, мы разработали уже не одну презентацию для сотрудников «Сбербанка».
Однако независимо от того, идет ли речь о сотруднике или внешнем подрядчике, обучение эффективному делегированию задач может значительно облегчить вашу работу. Вот 5 шагов, которые следует принять во внимание в следующий раз, когда вы подумаете о том, чтобы делегировать задачу.
1. Определите задачи для делегирования
Если вы чувствуете, что теряете время из-за повторяющихся рутинных задач, то, возможно следует делегировать некоторые их них. Первое, что нужно сделать, это точно определить, что вы собираетесь доверить другим.
Отличный вариант — отказаться от рутинных, утомительных задач, которые занимают больше времени, чем необходимо. Задачи, которые кажутся вам намного ниже вашего уровня оплаты или в которых нет необходимой в вашей области знаний или опыта.
Вот почему такие вещи, как дизайн презентаций, являются отличными задачами для передачи полномочий. Это рутинные задачи, которые отнимают чрезвычайно много времени. Кроме этого, делегирование этих процессов профессионалу в области дизайна, даст наилучший конечный результат, чем если бы вы сделали эту задачу самостоятельно.
Еще одна возможность делегировать задачи (и это, кстати, признак хорошего менеджера) — это когда вы способны осознать, что есть кто-то, кто мог бы выполнять работу лучше вас. Никто не является абсолютным экспертом во всех отраслях, поэтому предоставление команде возможности решать задачи, в которых они могут разбираться лучше, является ключом к повышению производительности.
2. Выберите руководителя
Делегирование задач — это отличная возможность для роста ваших сотрудников. Может быть у кого-то уже есть навыки, необходимые для выполнения конкретной задачи, или кто-то заинтересован в развитии этих навыков.
Делегирование работает лучше, когда вы не только избавляетесь от рутинной задачи, но и позволяете кому-то другому извлечь из нее выгоду. Знание сотрудников, их навыков, интересов и стремлений к карьерному росту, помогут сделать работу всей команды более эффективной.
3. Постановка целей и мониторинг
Многие люди избегают отдавать задачи другим сотрудникам, поскольку не хотят потерять контроль над проектом или скептически относятся к качеству конечного продукта. Для того чтобы делегирование было действительно эффективным, крайне важно поставить четкую цель и обозначить общую стратегию.
Знаете, как говорят, если сотрудник выполнил работу неправильно или не так как вам было нужно, то это вина руководителя. Либо техническое задание было размытым и двояким, либо отсутствовал контроль этапов выполнения задания.
Чтобы результат работы действительно был хорошим, сотрудники должны знать, что от них ожидают. Убедитесь, что конечный результат понятен всем. Это позволит вам чувствовать себя более уверенно, отдавая задачу кому-то другому, и в то же время работнику будет легче взять на себя ответственность за проект.
Также важно четко обозначить границы мониторинга и дедлайны по каждому этапу работы. Это поможет сотруднику, взявшему на себя задачу, знать, к чему нужно быть готовым.
В случае работы с подрядчиками важно с самого начала обеспечить полную прозрачность с обеих сторон. Убедитесь в том, как проходит рабочий процесс исполнителя, чтобы избежать каких-либо препятствий или недопонимания.
Ясность в этапах работы, количестве правок, способах оплаты в других нюансах, поможет выбрать надежного подрядчика, а также сделает процесс работы более прозрачным.
4. Для продуктивной работы команды нужны ресурсы
Отдавая задачу своему сотруднику, вы несете ответственность за продуктивность работы и конечный результат. Поэтому правильно будет убедиться в том, что у сотрудника будет необходимое оборудование, материалы и даже знания для эффективного выполнения задачи.
5. Оцените результат!
Наконец, для того чтобы передача части полномочий стала постоянной практикой, важно оценить не только конечный результат, но и весь процесс в целом.
Вы должны спросить как себя, так и свою команду, что прошло хорошо, а что можно было бы улучшить. Только это позволит извлечь уроки из полученного опыта, устранить любые проблемы, возникшие на пути и в целом улучшить рабочие процессы в команде.
Надеемся, что эти 5 шагов для эффективного делегирования задач, окажут положительное влияние на вас и вашу работу с командой. Помните, что делегирование задач — это про доверие и отчетность.
