Аутсорсинг презентаций: риски и защита конфиденциальности
Еще Филипп Котлер — известный маркетолог, писал в своей книге: «Компания может быть сильна лишь в небольшом числе областей. Для всего остального нанимают тех, кто может сделать это лучше».
Аутсорсинг стал очень распространенной практикой. Однако у него есть один небольшой недостаток — риск разглашения конфиденциальной информации компании.
Найм стороннего поставщика услуг становится довольно сложной задачей, если в результате работы происходит обмен корпоративной информацией и данными. Поэтому крайне важно оценить риски аутсорсинга и тщательно проанализировать потенциальных поставщиков.
Мы уже очень много и долго говорили, что дизайн в “продающей” презентации не главное. Важнее наполнение и смысл, который несет текст. Однако как бы хорошо не был написан текст, если с оформлением презентации “затык”, на слайдах сплошная пелена текста, а сама презентация выглядит так, как будто порвала пространственно-временной континуум и попала к нам прямиком из начала 2000-х, то значит пора что-то менять.
Это статья не про нудную теорию о расположении элементов на слайдах и не про правила графического дизайна. В этом материале вы увидите 5 идей, которые мы сами используем в работе. А также информация будет полезна всем студентам, маркетологам и бизнесменам, которые регулярно используют в работе презентации.
Что такое аутсорсинг?
У каждого бизнеса есть «второстепенные» задачи, которые не являются частью основного производственного процесса. Такие вещи, как маркетинг в социальных сетях, бухгалтерский учет, создание коммерческих презентаций или веб-разработка, являются общими задачами, которые приходится решать многим (если не большинству) компаний, даже если это не является основным направлением бизнеса.
Компании могут нанимать людей для работы в этих областях, но в зависимости от задачи может потребоваться вложение значительных инвестиций, закупка необходимого оборудования, поиск профильных сотрудников и их дальнейшее обучение.
В общих чертах, аутсорсинг — это делегирование задач стороннему поставщику, чтобы сосредоточить все свои силы и ресурсы на собственном продукте/услуге. Поэтому аутсорсинг — отличный вариант для компаний, которые хотят освободить себя от второстепенных задач.
По данным Forbes, лучшие задачи для аутсорсинга — это нечастые задачи, требующие узкоспециализированной подготовки. Скорее всего, такая работа не стоит того, чтобы нанимать специалиста в штат.
Еще одним отличным вариантом для аутсорсинга являются повторяющиеся, рутинные задачи, открывающие сотрудников от более важных дел. Например, дизайн презентаций PowerPoint. Ведь средний руководитель тратит около 4 часов в неделю на работу с презентациями.
Аутсорсинг позволяет оставить эти задачи в руках профессионалов, которые смогут работать над ними лучше, что позволит сотрудникам сосредоточиться на более интересных областях.
Риски аутсорсинга
Главный риск аутсорсинга заключается в обмене внутренней информацией о компании с подрядчиком. Например, работа с бухгалтером со стороны требует передачи финансовой информации. И даже такая простая вещь, как аутсорсинг дизайна презентаций, может повлечь за собой обмен информацией о том, как устроен производственный процесс вашей компании.
Согласно Глобальному аутсорсинговому исследованию Deloitte за 2016 год, большинство компаний (73%) всерьез обеспокоены из-за кибер-рисков в процессе аутсорсинга. Однако многие респондентов все-таки сходятся на мнении, что преимущества аутсорсинга значительно превосходят возможные проблемы. Более 75% респондентов уверены в том, что их аутсорсеры справятся с этими рисками.
Список безопасности при аутсорсинге
Как же снизить риски, связанные с аутсорсингом? Как убедиться, что вы сможете доверить конфиденциальную информацию подрядчику со стороны?
Если вы решили взять компанию на аутсорс, то должны быть готовы приложить усилия для анализа деятельности поставщика. Изучить портфолио, наличие положительных и отрицательных отзывов, проверить реквизиты компании.
Это непростая задача, но учтите, что только вы знаете, какие именно услуги ищете и какие требования безопасности они должны охватывать. Однако есть некоторые общие признаки отличия, которые являются хорошим знаком заботы аутсорсинговой компании о конфиденциальности данных своих заказчиков.
1. Политика безопасности данных
Проверьте насколько ваш потенциальный поставщик услуг обеспечивает безопасность и защиту сервера (если услуга предоставляется через Интернет), поддерживает шифрование данных и политику конфиденциальности. Ознакомьтесь с политикой конфиденциальности, чтобы убедиться, что любая информация, которой вы делитесь, не будет использоваться без вашего разрешения.
2. Политика сотрудничества с фрилансерами
Фрилансеры — отличный вариант для компаний, которые не хотят переплачивать и ищут работника на разовую задачу. Нанимая фрилансера самостоятельно, вы можете выдвинуть условия сотрудничества, в том числе договориться об обязанностях сторон.
Однако некоторые аутсорсинговые компании полагаются на внешних фрилансеров, когда нагрузка и объем работы становятся непосильной. Сотрудничество с компанией, которая работает только с собственными сотрудниками, определенно снижает риски аутсорсинга, так как сотрудники, скорее всего, будут иметь соответствующую подготовку и знать политику конфиденциальности, которую они обязаны соблюдать.
Но если агентство наймет фрилансера со стороны, то риск нарушения политики конфиденциальности и «слива» данных может возрасти в несколько раз. Однако маловероятно, что компания нанесет ущерб своему имиджу, заключив субподряд с внешним фрилансером, которому они не доверяют.
3. Отзывы
Наконец, один из самых простых способов узнать, заслуживает ли компания доверия, — это отзывы других пользователей. Просто вбив в поисковую строку запрос «название компании+отзывы» вы сможете увидеть положительный или отрицательный опыт сотрудничества других компаний.
Также ищите на сайте поставщика официальные отзывы от заказчиков, написанные на фирменном бланке организации с указанием реквизитов и контактных данных компании.
Работа с надежным агентством в области аутсорсинга презентаций
Аутсорсинг — отличный вариант для предприятия освободить себя от второстепенных задач. Мы в Biecom отлично понимаем опасения наших потенциальных заказчиков за обеспечение безопасности конфиденциальной информации и сохранения интеллектуальной собственности. Поэтому внедрили политику конфиденциальности, которой строго придерживаемся в работе.
Безопасность информации заказчика стоит на первом месте с момента обработки данных и заканчивая обучением новых сотрудников. Все сотрудники обязаны подписать Соглашение о неразглашении, поэтому несут личную ответственность за любые нарушения. По желанию заказчика мы готовы заключить договор NDA о неразглашении коммерческой информации. То есть созданный проект мы не будем использовать даже для публикации в собственном портфолио.
Работая с нами, вы можете не бояться за безопасность и сохранность своих данных. Компании «Газпром», «Алроса», «Сбербанк», «Согаз», «Северсталь» и другие уже убедись в этом, выбрав нас в качестве аутсорсинговой компании для разработки презентаций.
