7 полезных советов по тайм-менеджменту для руководителей
У 82% людей нет системы управления временем. Руководители и менеджеры справляются с делами по мере их поступления или, в лучшем случае, используют простой список дел. Однако такой подход не должен быть единственным способом, которым бизнес-лидеры управляют своей повседневной деятельностью.
Чтобы помочь вам эффективно распоряжаться временем, в этом материале мы собрали:
- Информацию о том, почему вы должны заботиться об управлении временем;
- Правила расстановки приоритетов;
- Советы по управлению временем для менеджеров.
Почему управление временем важно для CEO и руководящих менеджеров?
Важность управления временем выходит на новый уровень, когда вы занимаете руководящую должность. Безусловно, невыполненные задачи, стоящие на вашей повестке дня, могут оказать значительное влияние на весь бизнес.
Но как менеджер вы также должны следить за всем, что происходит в вашей команде.
В этом смысле эффективное управление временем имеет решающее значение, чтобы помочь вам делать свою работу и быть доступным для общения со своей командой. Но как этого добиться? Ниже вы найдете практические инструменты и методы, призванные помочь улучшить навыки управления временем.
Как расставить приоритеты?
Главное препятствие между вами и завершением рабочего дня с полным удовлетворением — плохая расстановка приоритетов. Большую часть времени мы даже не замечаем, как задачи с низким результатом мешают нам добиться реального прогресса. Поэтому прежде чем перейти к обсуждению советов по тайм-менеджменту, следует обсудить стратегию правильного выбора задач. Под «правильными задачами» мы подразумеваем те, которые приближают вас к целям или ощутимым результатам.
Матрица Усилия-Влияния
Во-первых, давайте выясним, какой вид деятельности приносит больше пользы вашему бизнесу. С помощью этого инструмента вы сможете визуализировать свои проекты в соответствии с их влиянием на бизнес и усилиями, которых они требуют.
Разделите свои рутинные задачи на 4 пункта:
Быстрые победы — эти проекты обеспечивают значительную ценность для компании при относительно небольших усилиях
Крупные проекты — эти задачи оказывают влияние на бизнес, но требуют больше времени или могут быть сложнее в выполнении
Рутинные задачи — их легко выполнить, но они мало влияют на бизнес или работу, которую вы выполняете
Неблагодарные задачи — это те, которые требуют много усилий и практически не приносят вознаграждения за вашу работу
Вот пример:
Сегодня вам нужно провести важное совещание с командой, поговорить с потенциальными поставщиками, чтобы выбрать CRM систему для бизнеса, и представить свои ключевые показатели эффективности на конец месяца совету директоров. Да, все в один день, как обычно.
Тогда ваша матрица Усилия-Влияния будет выглядеть примерно так:
Созданная матрица показывает стратегические задачи, на которых вы должны сосредоточить свое внимание.
Техника 4DS
Как только задачи на день будут отображены в матрице, то расставить приоритеты будет намного проще.
Техника 4Ds подразумевает управление временем и работает с понятиями «важность» и «срочность».
Всего матрица включает в себя 4 категории задач:
Сделать — это задания, которые необходимо выполнить немедленно. Основная и неотложная работа на сегодня.
- Подумайте о «быстрых победах» и «крупных проектах» из матрицы «Усилия-Влияние». У какой задачи срок выполнения более сжатый? С какой задачей не сможет справиться никто кроме вас?
Отложить — это важная работа, однако у вас есть возможность отложить ее до лучших времен.
- Допустим переговоры с потенциальным поставщиком можно перенести, так как именно вы будете выбирать услугу.
Делегировать — задачи, которые вполне может выполнить кто-то другой, ваш сотрудник или подрядчик со стороны.
- Например, делегировать можно — дизайн презентации отчета. Ведь намного разумнее потратить свое время на анализ данных вместо того, чтобы возиться с форматами и цветами в PowerPoint.
Эту задачку можно поручить кому-то другому из команды. Либо найти профессионального дизайнера презентаций. Ведь каким бы не было содержание проекта, спикер всегда несет ответственность за свои слайды, поэтому важно передать их разработку в руки экспертов.
Убрать — это задачи, которые абсолютно ничего не решают и не принесут никакого результата. Отбросьте все, что не соответствует вашим целям и займитесь действительно важными делами.
На этом этапе вы уже знаете, на каких правильных задачах и проектах вам следует сосредоточиться. Давайте рассмотрим лучшие советы по управлению временем, чтобы их выполнить.
7 советов по управлению временем для занятых менеджеров
1. Расписание рабочего дня
Вы когда-нибудь задумывались, почему пятиминутное задание заняло весь ваш рабочий день? Что ж, вы можете найти ответ на этот вопрос в Законе Паркинсона, который гласит: «общий объём работы всегда будет увеличиваться, чтобы заполнить собой всё отпущенное на работу время». И вот тут-то и появляется наш первый совет по тайм-менеджменту.
Используйте в работе метод Тайм-бокс, который состоит в том, чтобы зафиксировать время на выполнение конкретной задачи. При жестких тайм-боксах вы оставляете дело вне зависимости от степени его выполнения. Этим методом в работе, кстати, пользуется Билл Гейтс и Илон Маск.
Ограничение по времени работает, потому что оно максимизирует ваш уровень сосредоточенности, и потому это увеличивает ваши шансы закончить работу вовремя. Кроме этого, когда у вас распланирован день, включая перерывы, вы тратите меньше времени на обдумывание того, что нужно делать дальше.
2. Техника «стеклянных и резиновых шариков»
Жонглирование несколькими задачами одновременно может нанести вред вашей работе — и вам самим! Вы должны уметь расставлять приоритеты, и вот отличная аналогия, которая поможет вам в этом: «Резиновые и стеклянные шарики».
Если вы уроните стеклянный шар, то это окажет долгосрочное влияние на вашу команду и бизнес в целом. Это те задачи, о которых вы должны позаботиться самостоятельно.
А также есть резиновые шарики, задачи с низким уровнем риска и ответственности, поэтому взяться за них можно позже или даже делегировать другому сотруднику. Это не конец света, если вы бросите их, ведь резиновые шарики не разобьются, а отскочат от пола.
Когда вы используете эту аналогию, то вам будет проще определиться какие задачи стоит включить в свой список дел, а какие оставить на потом или передать другому сотруднику.
3. Отпустите кнопку управления
Просмотрите список своих ежедневных задач. Возможно вам приходится заниматься такими делами, которые можно передать на аутсорсинг. Например, с веб-оптимизацией, переводом документов и дизайном презентаций прекрасно справляются специалисты со стороны.
Иногда бывает трудно избавиться от контроля, но правда в том, что вам не нужно загружать себя всеми задачами сразу. На самом деле, это более ценно для бизнеса (и вашего здравомыслия), если основные силы вы будете тратить на ключевую работу вместо того, чтобы, например, создавать модные слайды в PowerPoint. Более разумным вариантом было бы позволить агентству по дизайну презентаций справиться с этой второстепенной задачей.
Найдите утомительные, отнимающие много времени или повторяющиеся действия из вашей рабочей недели, и не бойтесь отдавать их на аутсорсинг. Особенно если есть квалифицированные люди, которые могут это сделать за вас и намного быстрее.
4. Следуйте правилу 70/30
Это правило предназначено для менеджеров и руководителей, которым постоянно приходится сталкиваться с неожиданными ситуациями. Объяснение правила довольно простое: планируйте 70% своего дня и оставляйте 30% для решения вопросов в последнюю минуту.
Выделение времени на неожиданные ситуации позволяет придерживаться первоначального плана, вместо того чтобы снова и снова корректировать расписание, и откладывать задачи.
5. Встреча с самим собой
Суета дня может превратить самых продуктивных профессионалов в напряженных людей. И осознаете вы это или нет, как лидер, ваше поведение влияет на вашу же команду.
Добавьте в свое расписание конкретное время для встречи с самим собой. Вы можете использовать это время, чтобы пересмотреть план на день, решить сложную задачу, для которой вам нужна полная концентрация, или просто для быстрого отдыха. Здесь важно решить, что вам нужно, чтобы продолжать продуктивную работу. Воспринимайте это как здоровый отдых от загруженной рутины.
6. Эффективное Помодоро
Техника Помодоро — это еще один метод управления временем, который побуждает вас работать в течение того времени, которое у вас есть. Вы должны работать без остановок в течение 25 минутного интервала, а затем делать 5-минутный перерыв. Как только вы выполните 4 сеанса по 25 минут, то сможете сделать более длительный перерыв в 25 или 30 минут.
7. Сделайте время видимым
Часто ли вы теряете счет часам во время выполнения задания? С одной стороны, это означает, что вы действительно увлекаетесь этим видом деятельности. С другой стороны, это может привести к пренебрежению другими проектами, которые у вас были на сегодня, и к сорванным дедлайнам.
Хороший вывод из этой ситуации — сделать время видимым. Используйте аналоговые часы на своем рабочем столе или установите несколько будильников, которые помогут вам быть в курсе времени. Практикуйте это ежедневно, и вы сможете принимать более эффективные решения.
Начните сегодня с бесплатного инструмента управления временем!
Как вы поняли, тайм-менеджмент требует стратегических методов, а не только советов. Если вы дочитали до этого момента, то теперь знаете, как выставить приоритеты и лучше распоряжаться своим временем.
Однако если вы по-прежнему убеждены, что некоторые корпоративные задачи нет смысла передавать на аутсорс, то мы предлагаем вам коллекцию бесплатных, полностью редактируемых шаблонов PowerPoint для будущих презентаций.
Переходите по ссылке и забирайте бесплатно современные, яркие, строгие и сдержанные шаблоны презентаций, чтобы быстро создать проект и освободить время для действительно важных задач.
