Как перенести данные из Excel в PowerPoint? Работа с данными

Демонстрация числовых данных — это эффективный способ аргументации в коммерческой презентации или же наглядный вид отчетности. Однако большая часть документации ведется в программе Excel. И в большинстве случаев возникает проблема при переносе данных, которые теряют форматирование, формулы и тд., и это требует дополнительных усилий на доработку. В этой статье мы расскажем, как правильно переносить данные из Excel в PowerPoint без потери их качества.

Таблица из Excel

Мы покажем способ переноса данных таблицы из Excel с синхронизацией файлов, т.е.при изменении показателей в одном программе они будут синхронизироваться в другой программе.

1. Для начала заходим в Excel и приводим диапазон данных, который у нас есть в таблице к формату таблицы. Для этого нажимаем «Вставка» — «Таблица» – выбираем числовой диапазон – нажимаем «Ок».
2. Выделяем таблицу и копируем ее: Ctrl+C

3. Заходим в Power Point
4. На главной вкладке находим функцию «Вставить» — «Специальная вставка»

5. После появляется специальное окно. Мы выбираем флажок «Связать». У нас появляется только два варианта, из них выбираем «Объект Лист Microsoft Excel»
6. Нажимаем «Ок». После начинается импортирование таблицы.

Итак, вставленная таблица сохраняет исходное форматирование, а также все формулы.

Для редактирования таблицы щелкаем дважды по ней, и открывается исходный Excel документ. При изменении данных в Excel они меняется и в PowerPoint.

Очень советуем использовать именно эту функцию для вставки таблиц, потому что она значительно облегчает работу с массивными данными и при этом соблюдает все условия исходного материала. Как следствие, мы получаем готовую таблицу, содержание которой не нужно дополнительно корректировать.

График на основе данных Excel

Рассмотрим ситуацию, когда нам нужно создать график/диаграмму на основе данных таблицы Excel.

1. Вставляем любой формат графика, который вам нужен: «Вставка» — «Диаграмма». Появляется всплывающее окно для внесения данных

2. Выделяем предложенный диапазон и нажимаем правую кнопку мыши – выбираем «Специальная вставка»

3. Появляется всплывающее окно, в котором ставим флажок «Все»

4. График автоматически подстроится под введенные данные. При необходимости вы можете поменять значения и наименования.

Если вам хочется поменять формат графика, который будет лучше демонстрировать данные, то сделайте следующие шаги:

1. Нажмите на график
2. В верхней вкладке перейдите в «Формат» — «Конструктор» — «Изменить тип диаграммы»
3. В появившемся окне выберите подходящий тип графика

Надеемся, что наши советы помогут вам автоматизировать процесс переноса данных и их форматирования. Желаем успехов в создании ваших презентациях!

Хотите узнать больше о дизайне презентаций?

Читайте наши другие материалы, где мы собрали самую актуальную и полезную информацию про ведение бизнеса, ораторское искусство и визуальное оформление слайдов.